| 日前，由市委宣傳部、市文明辦主辦，天津廣電集團、天津日報傳媒集團協(xié)辦的“提升市民素質，文明禮儀進萬家”活動正在全市范圍內開展，“我志愿做文明有禮天津人”的百萬市民簽名活動也在如火如荼的進行中，主辦方希望通過活動掀起津城市民崇尚文明、舉止有禮的新風尚。事實上，“禮儀”既是精神文明建設工作的重要內容，也是人們日常生活中的重要課題。那么，身處職場的你，都應該懂得哪些職場禮儀，為自己貼上“有禮”的標簽呢？
通訊是現代職場中最頻繁的行為之一，卻是職場禮儀中最容易忽略的死角區(qū)域。當你用不耐煩的聲音接聽公務電話時，當你草草地寫完一封郵件時，當你沒頭沒腦地發(fā)去一條公務短信時，你已經給你的領導或者合作對象留下了一個負面印象——不職業(yè)，沒禮貌。 1st 電話禮儀 員工或客戶通常是用打電話的方式與他人進行最初的聯(lián)系的，因此一個人的電話禮儀往往決定著他人對通話對象所在公司和部門的第一印象。規(guī)范的電話禮儀既體現了個人謙和有禮的作風，又反映出單位的高效率和現代管理。 ■ “鈴聲不過三”原則 鈴響后馬上拿起電話，會讓對方感到唐突；超過三聲則是缺乏效率的表現，同時讓對方不耐煩、產生焦急情緒。因此，電話鈴聲響過兩聲之后接聽電話，是一個最為合適恰當的時機。如電話確實不在身邊或走不開造成不能及時接聽，應在拿起電話后先向對方表示歉意，如“很抱歉，讓你久等了”。 規(guī)范電話用語：接聽電話，首先應自報家門。對外接聽要報出單位名稱，內部接聽要報出部門名稱，如“您好，這里是某某公司”。自報家門既是對對方的尊重，使對方確認撥打是否正確；也能給自己帶來方便，不會因為打錯電話而多費口舌。此外就是“您好”“對不起”“謝謝您”要常掛嘴邊。 ■ 注意通話語氣 電話是非直面的溝通形式，因此聽者不僅關心內容，同時也會注意你與他（她）通話的語氣。在工作電話中，盡量采用積極主動的語氣，聲調應是愉快的，語速應是較慢的，擁有能讓對方產生共鳴的熱心。理想的效果是聽音如見其人，聽者如沐春風，且不能顯得矯揉造作。 ■ “后掛電話”原則 當對方與你說再見的時候后，也要熱情回答再見，并且為表達尊重，要等對方掛斷電話后再進行掛機，且掛機過程中小心輕放，切不可將話筒作出氣筒，這將是極不禮貌的表現。 復誦重要事項：通話過程中，復誦重要事項和電話號碼，是核實結果、減少偏差必不可少的一個步驟。通過復誦，可以使電話內容得到非常準確的傳達，使得相關人員能夠按照指令實施工作計劃，避免因為信息傳達偏差而導致的誤會甚至沖突。 ■ 左手持聽筒 很多電話禮儀只注重了通話方面的注重事項，卻忽略了電話接聽的姿勢。大多數人習慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發(fā)出刺耳的聲音，從而給客戶帶來不適。為了消除這種現象，合適的姿勢是用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達到與客戶溝通的目的。除了拿聽筒的方法以外，還要求通話者保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣。端坐的姿勢最有利于聲音自然、流暢和動聽。 2nd
郵件禮儀 郵件是近年來企業(yè)內外頻繁使用的溝通手段，在某些企業(yè)郵件已經具備文件效應。因此掌握郵件禮儀，便成為當代白領尤其要注意的領域。 ■ 關于郵件主題 首先是不能允許空白主題，這是一種最失禮的方式。其次，最好注明是來自于某某公司或部門的郵件，便于收件者保存和整理。再次，主題切忌含糊不清，不要用混亂無實際意義的主題。最后是回復對方郵件時主題可根據內容進行修改，而不是一堆的“Re……” 正確使用發(fā)送、抄送、密送：在郵件用語里，發(fā)送、抄送、密送分別用To，CC和BCC代指。To后面的對象，是指要受理這封郵件的主要對象，理應對郵件予以回復響應。CC的人是只需要知道了解該郵件內容，回復與否可自行決定。BCC所謂的密送是指收件人并不知道還發(fā)給了誰，該功能可能用于非常規(guī)場合。需要注意的是，發(fā)送和抄送的對象的排序最好遵循一定的順序，比如按部門順序或職務高低。適當的規(guī)則會給人以穩(wěn)妥知禮的印象。 ■ 主動控制郵件的往來 為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定收件人或哪些收件人給予回復�；蛟谖暮笞⒚鳎皟H供參考，無須回復”等。 ■ 關于郵件正文 E-mail郵件在行文上應該具備商務公函的要素，簡明扼要、條理清晰等在此不做闡述。尤其要注意的是，切忌在公務郵件中使用網絡語言及“：）”等符號，這將給人輕佻的印象。 結尾簽名：每封郵件的結尾都應該進行簽名。簽名檔可包括姓名、公司、部門、職務、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數過多，以4行為限。簽名檔字體要與正文匹配，注意簡體、繁體、英文等，簽名檔字號應比正文字號略小。 3rd 短信禮儀 近些年隨著短信的廣泛使用，短信也成為公務溝通的重要形式，其頻率甚至超過郵件。有禮儀專家指出，由于短信是新生事物，目前還沒有形成完善的“短信禮儀”，但一個應該遵循的文明原則是，自己的行為應該體現對對方的尊重和體貼。一是發(fā)短信一定要署名。公務短信署名是起碼的禮節(jié)。較好方式是有頭有尾，既有稱謂也有署名，可以體現對對方的重視。二是就祝福短信來說，一來一往就夠了，否則發(fā)來發(fā)去就成了繁文縟節(jié)。 ■ 職場情商訓練專家周子淳舉出的案例很具有指導性 老板：小杜，明天上午我有事，10點你去機場代我接客戶張總；此外，你把A項目的總結報告給我看一下，署名：張總。 職場菜鳥1：知道了（張總火冒三丈，你知道啥了？不行，我得電話告訴你）。 職場菜鳥2：好的張總，這兩件事我會去辦，杜拉拉（張總：嗯，明天我得電話催一下小杜）。 職場杜拉拉：尊敬的張總，來信獲悉。明天9:30我會抵達機場迎接張總，并轉達您的問候，并備好張總最喜歡的碧螺春，接到后我短信通知您；A項目的總結報告我已備好，明天8:30我先到公司，放到你的辦公桌上，再去機場。近期您出差較多，請注意休息，有事請隨時吩咐，杜拉拉（張總：嗯，小杜辦事牢靠，我放心）。 寥寥數十字，高低立判。這也體現了職場禮儀不僅是規(guī)矩的遵循、分寸的把握，也是情商的結晶。 后記 職場禮儀包羅萬千，自非寥寥數語能為讀者介紹清楚。借用禮儀專家金正昆教授提出的禮儀三個基本理念，供職場人參考和進一步學習。 1.禮者敬人，禮儀最重要的要求就是尊重； 2.善于表達，恰到好處的把尊重和友善的情感表達出來； 3.強調形式規(guī)范，懂得規(guī)范體現了一個人的教養(yǎng)和修養(yǎng)。 祝福您早日成為文明有禮的職場人，祝福津城職場處處閃現禮儀的光芒。 |
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GMT+8, 2025-6-9 19:50
